В 1С:Бухгалтерии 8 в формах списков документов «Реализация (акт, накладная)» и «Поступление (акт, накладная)» доступны статусы счетов-фактур - проведен, не проведен, отсутствует, не требуется. С помощью них можно оперативно контролировать наличие и проведение выставленных и полученных счетов-фактур.
Экспресс-проверка наличия счетов-фактур
В общем случае для плательщиков НДС в учетной системе должны соблюдаться следующие правила:
- каждый проведенный документ реализации должен сопровождаться проведенным документом Счет-фактура выданный на реализацию (за исключением определенных ситуаций);
- каждому проведенному приходному документу, полученному от контрагента-плательщика НДС, должен соответствовать проведенный документ Счет-фактура полученный на поступление.
Контролировать наличие и проведение выставленных и полученных счетов-фактур в предыдущих версиях «1С:Бухгалтерии 8» можно было с помощью обработки Экспресс-проверка ведения учета (раздел Отчеты - Экспресс-проверка). Для этого в настройках отчета следует включить следующее:
- Ведение книги продаж по налогу на добавленную стоимость - Полнота выписки счетов-фактур по документам реализации;
- Ведение книги покупок по налогу на добавленную стоимость - Полнота получения счетов-фактур по документам поступления.
В результате выполнения экспресс-проверки с указанными настройками формируется отчет. В нем отображаются:
- предмет контроля;
- результат проверки;
- возможные причины обнаруженных ошибок;
- рекомендации по устранению ошибок;
- детальный отчет об ошибках, откуда можно получить доступ к документу-основанию и зарегистрировать недостающий счет-фактуру.
Отсутствие выставленного счета-фактуры не всегда говорит об ошибке. Так, например, продавец не выставляет счета-фактуры (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ):
- по операциям, которые не облагаются НДС согласно статье 149 НК РФ;
- если его контрагентом является неплательщик НДС или налогоплательщик, освобожденный от исполнения обязанностей уплачивать НДС (в соответствии со ст. 145 НК РФ), с которым достигнуто письменное согласие о несоставлении счетов-фактур.
Несмотря на то, что в данных ситуациях продавец не выставляет счета-фактуры на законных основаниях, отчет Экспресс-проверка ведения учета будет указывать на ошибки. Пользователю приходится открывать и просматривать все документы реализации, чтобы удостовериться, что ошибок на самом деле нет.
Cтатусы счетов-фактур - новый способ контроля
В «1С:Бухгалтерии 8» есть альтернативный способ оперативного контроля наличия и проведения выставленных и полученных счетов-фактур. Теперь в формах списков документов Реализация (акт, накладная) и Поступление (акт, накладная) появилась колонка Счет-фактура, где в наглядной форме отображаются статусы счетов-фактур, которые могут принимать значения:
- проведен;
- не проведен;
- отсутствует;
- не требуется (например, если товары передаются комиссионеру для реализации в рамках договора комиссии).
Статус счета-фактуры выделяется красным цветом, если по данным учетной системы:
- счет-фактура требуется, но не зарегистрирован;
- документ-основание проведен, а счет-фактура - нет.
Статусы изменяются автоматически при проведении документов поступления, реализации и счетов-фактур.
Если в списке документов Реализация (акт, накладная) счета-фактуры не выставлены на основании подпункта 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ, их статус все равно будет принимать значение: «отсутствует». Но программа позволяет учитывать такие ситуации обособленно. Для этого есть разные способы. Например, информацию:
- по операциям, которые не облагаются НДС согласно статье 149 НК РФ, можно отразить в комментарии к документу реализации;
- о реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) контрагенту, с которым заключено письменное согласие о невыставлении счетов-фактур, можно отразить в поле Дополнительная информация в карточке контрагента.
Используя настройку списка, пользователь может наглядно отображать ситуации, когда счета-фактуры не выставляются на законных основаниях и быстро визуализировать реальные ошибки.
Со статусами полученных счетов-фактур ситуация проще. Если поставщик не предъявляет НДС по конкретному договору, то в карточке договора с данным контрагентом следует снять флаг Поставщик по договору предъявляет НДС. В этом случае в списке документов Поступление (акт, накладная) статус счета-фактуры автоматически поменяется на значение Не требуется.
Также не будет фиксироваться ошибка на предмет полноты получения счетов-фактур по документам поступления в отчете Экспресс-проверка ведения учета.
